De procedure om stukken openbaar te krijgen is redelijk eenvoudig. Schrijf een brief (zie standaardbrieven) naar een bestuursorgaan. Een bestuursorgaan is bijvoorbeeld de regiopolitie, het ministerie van Binnenlandse Zaken, de gemeente Liesveld, De Algemene Inspectie Dienst en de douane. Een ziekenhuis, een woningbouwvereniging en een openbare school zijn geen bestuursorganen. Zij worden wel door de overheid financieel mogelijk gemaakt, maar zijn geen overheidsorgaan.

Vraag om een ontvangstbevestiging, maar reken er niet op dat je die krijgt. De overheid is zeker niet netjes. Vervolgens moet je binnen vier weken antwoord krijgen. Gebeurt dat niet, ga dan in bezwaar tegen het niet nemen van de beslissing. De vier weken termijn kan door het bestuursorgaan worden verlengd met nog eens vier weken. Dit moeten zij schriftelijk melden. Wacht dan met een bezwaarschrift. Als na acht weken nog geen antwoord binnen is dan is het handig nogmaals een bezwaarschrift in te dienen en te wijzen op de Wet dwangsom. Je gaat nu geld verdienen zolang de overheid geen antwoord geeft.

Komt er een serieus antwoord van het bestuursorgaan dan zijn er drie mogelijkheden:

1. Je krijgt alles minus de persoonsgegevens van ambtenaren en andere burgers. Buro Jansen & Janssen is daar niet in geïnteresseerd. Vandaar ook dat wij altijd vragen om geanonimiseerde stukken. ‘Binnen het kader van de Wob (art. 10 lid 2 sub e) en de Aanwijzing voorlichting opsporing en vervolging kunt u deze stukken gemotiveerd anonimiseren’, staat altijd in onze verzoeken vermeld.

2. Er zijn geen documenten volgens het bestuursorgaan. Dan moet jij aantonen dat die er wel zijn. Je vraagt bijvoorbeeld de gemeente Amsterdam om het HIT-rapport van 1993, maar je krijgt te horen dat het er niet is. Dan moet jij aantonen dat het rapport wel degelijk bestaat, bijvoorbeeld door krantenartikelen en ook dat het nog in het bezit is van de gemeente. Dit kun je doen door de acte van vernietiging op te vragen. Als die er niet is, dan is het document er nog.

3. Je krijgt een deel of in de stukken zijn delen zwart gemaakt of afgeplakt. De overheid moet beargumenteren waarom delen of gehele documenten worden geweigerd. Hiervoor kunnen zij de artikelen 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur gebruiken. Zij kunnen zeggen dat een email van Pietje van de regiopolitie Twente aan Marietje van het ministerie van Binnenlandse Zaken een interne aangelegenheid was. Intern beraad is een favoriete weigeringsgrond. Als burger moet je dan aantonen dat het geen intern beraad is, een bijna onmogelijke truc.

Je moet je bezwaar binnen zes weken na de beslissing van het bestuursorgaan indienen. Je kunt een aankondiging van bezwaar indienen maar vervolgens moeten de gronden ook echt worden ingediend. Ben je te laat, dan is het spel uit en moet je iemand anders zien te vinden die de eerste brief opnieuw indient. Het is een spel, een soort ganzenbord, en voor de burger lastiger te spelen dan voor de overheid.

Na het indienen van je bezwaar moet het bestuursorgaan je uitnodigen voor een hoorzitting. Je hoeft daar niet heen, maar soms is het handig om je argumenten toe te lichten. Vervolgens moet het bestuursorgaan een nieuw besluit nemen. Dit besluit op het bezwaar kan ook zijn dat je alles krijgt, dat er niets is of dat je slechts een deel krijgt. Tegen dit besluit op bezwaar is beroep mogelijk bij de rechtbank. Dit laatste kost geld. Openbaarheid is geen kosteloze business helaas.